Письма по итогам встречи – как правильно составить и что это такое?

Правильно составленное письмо по итогам встречи поможет продлить взаимодействие и повысить лояльность. Важно уметь правильно его составить, чтобы извлечь максимум пользы. Мы подготовили статью, из которой вы узнаете о самых важных правилах составления рассылок. Секреты написания, алгоритмы, особенности форматирования.

Зачем нужны follow-up письма

Закрепите результат после встречи. Он может выражаться в благодарности, информировании о дополнительных аспектах, подтверждении договоренности и прочем. Для всего этого оптимально подходит письмо follow-up. Тема, которая раскрывается в таком письме, обязательно должна касаться обсуждаемой ранее темы. Ничего лишнего в содержании – вот важное правило.

Когда нужно отправлять письмо по итогам встречи?

Нет строгих норм, когда следует отправлять FU. Деловой этикет диктует свои правила и как правило рассылку организуют в следующих случаях:

• после интервью с работодателем, чтобы поблагодарить за возможность, отметить наиболее интересные моменты, напомнить о своих качествах, навыках, опыте;
• потенциальному клиенту отправляют FU-письмо, чтобы наметить дальнейший путь сотрудничества, если встреча накануне прошла плодотворно;
• спикер может сделать рассылку после масштабного мероприятия, чтобы поблагодарить участников, рассказать о своих продуктах, их преимуществах, предложить выгодные условия.

Как составить follow-up письма

Составление письма подчиняется правилам:

• содержание по существу и в кратком изложении;
• не забывать о благодарности;
• добавлять нужную информацию;
• повествование в официально-деловом стиле;
• придерживайтесь формального тона;
• форматируйте текст правильно, старайтесь выдерживать все отправленные письма в одном стиле.

Структура письма также должна быть строго выверена. Порядок соблюдать не обязательно, но общего содержания лучше придерживаться в таком формате:

• приветствие должно соответствовать деловым нормам, обращение к адресату только по имени, официально;
• припомните собеседнику, о какой теме речь шла до этого, у собеседника может быть много встреч, а так удастся избежать неловкостей;
• не забывайте о благодарности, это может быть признательность за потраченное время, содержательный диалог, плодотворный результат сотрудничества;
• отметьте какой ожидается итог сотрудничества, какие вы будете предпринимать шаги далее, для налаживания связи;
• укажите данные для связи, лучше разные способы, чтобы собеседник воспользовался наиболее удобным.

Отличный способ всегда держать в актуальном формате содержание встречи, основные ее тезисы – применение автоматических современных алгоритмов от FollowUP. Сервис возьмет на себя задачу по фиксированию важных решений и идей, которые в последующем могут быть использованы в составлении деловых писем по итогам встречи. Функционал обеспечит оптимизацию рабочего процесса, ведь на проверку протокола теперь не нужно будет тратить часы, а все процессы в сервисы доступны и понятны.

Фото с сайта "ФОЛЛОУАП" follow-up.tech
Реклама. ООО "ФОЛЛОУАП". ИНН 9706030204 follow-up.tech Kra24BGuT